Laporan bisnis
adalah suatu laporan yang memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki tujuan
yang jelas dan berisi rencana penyajian fakta kepada seseorang atau lebih untuk
tujuan bisnis tertentu.
Menurut Herta
A. Murphy Laporan Bisnis adalah suatu laporan yang memiliki sifat netral,
tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas, dan berisi rencana penyajian fakta
kepada seorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu.
Menurut Himstreet Laporan
Bisnis adalah suatu pesan-pesan objektif yang disusun secara teratur dan
digunakan untuk menyampaikan informasi dari suatu bagian organisasional atau
dari satu institusi atau lembaga kelembaga yang lain guna membantu pengambilan
keputusan atau pemecahan masalah.
secara umum penulisan laporan digunakan untuk
memenuhi berbagai keperluan antara lain:
a.
Untuk memantau dan
mengendalikan operasi perusahaan. Misalnya, laporan operasi, laporan kegiatan
karyawan
b.
Untuk membantu
mengimplementasikan kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan perusahaan.
Misalnya kebijakan penempatan karyawan.
c.
Untuk memenuhi
persyaratan hokum dan peraturan yang berlaku bagi perusahaan. Misalnya, laporan
pajak, laporan analisis dampak lingkungan, laporan ketenagakerjaan
(perburuhan).
d.
Untuk
mendokumentasikan kinerja, baik untuk kebutuhan internal maupun kebutuhan
eksternal. Misalnya, laporan kinerja, laporan perkembangan kegiatan.
e.
Untuk menganalaisis
informasi dan memberikan masukan bagi pengambil keputusan atas isu tertentu.
Misalnya laporan riset, laporan justifikasi.
f.
Untuk memperoleh
sumber pendanaan dan membuka bisnis baru. Misalnya, proposal penjualan,
proposal pengembangan produk baru.
II.
JENIS – JENIS LAPORAN BISNIS
laporan bisnis dapat digolongkan
kedalam jenis sebagai berikut :
1. Laporan
menurut fungsinya
Jenis laporan menurut fungsinya
terdiri atas laporan informasional dan Laporan Analitis. Laporan informasional
adalah laporan yang bersifat memberikan informasi. Menyajikan fakta-fakta tanpa
melakukan analisis, tanpa kesimpulan, dan tanpa member rekomendasi. Sedangkan
laporan analitis adalah laporan yang menyajikan fakta, menganalisis dan
mengintrepertasikannya, kemudian menyimpulkan dan memberikan rekomendasi.
Beberpa contoh dari jenis ini adalah laporana kemajuan pekerjaan, laporan
rekomendasi, proposal, dan sebagainya.
2. Laporan
menurut subjeknya
Laporan menurut sujeknya adalah
laporan yang didasarkan menurut departemen atau unit tempat laporan itu
diperoleh. Contoh-contohnya adalah laporan akutansi, laporan personalia,
laporan produksi dan sebagainya.
3. Laporan menurut
formalitasnya
Laporan jenis ini dapat dibedakan
atas laporan formal atau laporan laporanpanjang (pada umumnya lebih dari 10
halaman) dan laporan nonformal ataulaporan singkat.
4. Laporan menurut
Keasliannya
Laporan yang terdiri dari laporan
otoritas, laporan sukarela, laporan swasta,dan laporan publik. Laporan otoritas
yang dibuat atas dasar permintaan ataukuasa dari orang lain; laporan
sukarela disusun atas inisiatif dari pembuat laporan itu sendiri;
laporan swasta adalah laporan yang dibuat oleh organisasi/perusahaan swasta; dan laporan publik disusun olehlembaga/organisasi
pemerintah atau lembaga yang dibiayai oleh negara
5. Laporan menurut
frekuensinya
Laporan menurut frekuensinya
terdiri dari laporan berkala yaitu laporan yangdisusun secara harian, mingguan,
bulanan, semesteran, dan tahunan. Contoh,laporan penjualan harian; sedangkan
laporan khusus merupakan laporan atas suatu kejadian yang unik (khusus) seperti
munculnya krisis dalam suatu perusahaan.
6. Laporan menurut
jenisnya
Laporan jenis terdiri dari
laporan memorandum, laporan surat, laporan dalambentuk cetakan,
dan laporan panjang (laporan formal).
7. Laporan
menurut kegiatan projek
Laporan macam ini terdiri atas
laporan pendahuluan, laporan perkembangan,dan laporan akhir.
8. Laporan
menurut pelaksanaan pertemuan
Yang termasuk ke dalam laporan
jenis ini adalah agenda, resolusi, notulen, danlaporan pertemuan. Agenda
adalah suatu dokumen yang ditulis sebelum suatupertemuan berlangsung,
dan biasanya terdiri dari jadwal pelaksanaan dan topikyang akan
dibahas dalam pertemuan sehingga akan membantu peserta dalam mempersiapkan
peserta. Resolusi merupakan laporan singkat yang secara formal berisi
pengumuman hasil konsensus dalam suatu pertemuan. Notulen adalah laporan
resmi dalam suatu pertemuan yang telah berlangsung yangmencakup semua hal yang
terjadi dalam suatu pertemuan. Laporan pertemuanmerupakan laporan resmi
yang mencakup bahasan yang lebih luas dan berisihasil pertemuan atau konfrensi
penting.
III.
ISI LAPORAN BISNIS
1.
Pendahuluan
Dalam bagian pendahuluan ada 11 (sebelas) hal yang perlu
dipertimbangkan, yakni:
a. Pemberi Kuasa, adalah individu/organisasi yang meminta
laporan:
b. Tata-letak, menginformasikan kepada pembaca tentang apa saja
yang akan dibahas dalam laporan bisnis;
c. Masalah, biasanya diformulasikan di awal pendahuluan sebelum
maksud atau tujuan laporan bisnis dinyatakan;
d. Maksud, merupakan poin penting dalam laporan bisnis;
e. Ruang Lingkup, berhubungan dengan luas cakupan atau batas
suatu pokok bahasan dalam sebuah laporan bisnis;
f. Metodologi, mengacu pada metode pengumpulan informasi;
g. Sumber-sumber, mencakup berbagai sumber yang kita gunakan
dalam penyusunan laporan bisnis, baik sumber tertulis maupun sumber lisan;
h. Latar Belakang, jika pembaca dianggap perlu mengetahui informasi
yang ada dalam laporan bisnis itu maka latar belakang harus disampaikan.
i. Definisi Istilah, jika kita menggunakan istilah yang memiliki
beberapa penafsiran maka kita harus menjelaskan kepada pembaca definisi yang
kita maksudkan.
j. Keterbatasan, adalah keterbatasan dalam hal dana, waktu,
ataupun data yang tersedia.
Untuk laporan singkat, beberapa unsur tersebut dapat digabungkan
menjadi satu atau dua paragraf dengan ataupun tanpa judul “Pendahuluan”. Bahkan
dalam laporan berkala, judul pendahuluan dapat dihilangkan bila isi setiap
periode sama dan pembaca telah mengetahuinya.
2.
Isi Laporan
Bagian terpanjang dari suatu laporan bisnis adalah isi laporan.
Dalam bagian ini, kita membahas dan mengembangkan hal-hal yang penting secara
rinci. Di samping itu, bagian ini dapat membantu kita mencapai maksud penulisan
laporan bisnis. Penulisan laporan bisnis yang baik, harus mencakup temuan fakta
yang penting dan relevan.
3.
Penutup
Bagian penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara
menyeluruh, dan untuk laporan analitis juga mengambil kesimpulan dan memberikan
rekomendasi. Oleh karena itu, dalam Laporan Informasional bagian penutup ini
dinamakan Rangkuman, sedangkan pada Laporan Analitis disebut Kesimpulan dan
Rekomendasi.
Hal-hal yang dipertimbangkan dalam bagian penutup adalah sebagai
berikut:
1.
Rangkuman, berisi ringkasan pembahasan secara menyeluruh.
Kadangkala hanya berisi poin-poin yang penting, kekuatan dan kelemahan, atau
manfaat dan kerugian;
2.
Kesimpulan, berisi evaluasi secara ringkas fakta-fakta yang dibahas,
tanpa memasukkan pendapat pribadi kita sebagai penulis;
3.
Rekomendasi, menyarankan suatu program tindakan yang didasarkan
pada kesimpulan yang telah dibuat;
4.
Rencana Tindakan, merupakan pernyataan terakhir yang mencakup
waktu pelaksanaan program, anggaran yang diperlukan, dan orang-orang yang
bertanggung jawab terhadap program/projek yang akan dilaksanakan.
IV.
CARA MEMBUAT LAPORAN BISNIS YANG BAIK
Laporan bisnis
adalah salah satu cara yang paling efektif untuk berkomunikasi di dunia usaha
saat ini. Meskipun tujuan laporan bisnis sangat luas cakupannya, usaha maupun
individu dapat menggunakannya untuk membuat keputusan penting. Untuk menulis
laporan bisnis yang efektif, pertama-tama Anda perlu memahami arti dan cara
penggunaannya.
1. Menentukan Tipe Laporan yang Ditulis
a.
Sajikan sebuah gagasan. Sebuah laporan yang menyajikan gagasan disebutlaporan
justifikasi/rekomendasi. Anda dapat menggunakan jenis laporan tersebut
untuk memberikan usul kepada manajemen atau pengambil keputusan yang lain.
Jenis laporan ini biasanya terdiri dari rangkuman dan badan laporan. Badan
laporan menggali informasi tentang manfaat, biaya, risiko, dan sebagainya, yang
berkaitan dengan permintaan Anda.
·
Sebagai contoh, Anda menginginkan sebuah pencetak 3D untuk
divisi Anda. Untuk meyakinkan manajer supaya meminta pengadaannya, Anda akan
menulis laporan justifikasi/rekomendasi untuk memohon pencetak 3D secara resmi
kepada tim manajemen.
b. Sampaikan
risiko beserta peluang spesifik. Laporan
investigasi membantu
menentukan risiko yang terlibat beserta tindakan yang spesifik. Jenis laporan
ini terdiri dari pendahuluan, badan, dan kesimpulan. Bagian pendahuluan
menyoroti masalah yang sedang diinvestigasi. Badan laporan digunakan untuk
mendiskusikan fakta dan hasil investigasi. Bagian kesimpulan digunakan untuk
merangkum isi laporan.
·
Sebagai contoh, misalkan sebuah perusahaan farmasi X ingin
bermitra dengan perusahaan farmasi Y, tetapi dengan beberapa catatan.
Perusahaan X tidak ingin bermitra dengan perusahaan yang sedang memiliki
masalah keuangan atau pernah mempunyai masalah keuangan sebelumnya. Perusahaan
X melakukan penyelidikan dan menggunakan laporan investigasi untuk
mendiskusikan informasi keuangan perusahaan Y beserta direksinya secara
mendalam.
c.
Sajikan informasi kepatuhan kepada badan
pemerintah. Laporan
yang dikenal sebagai laporan kepatuhan ini dapat membantu perusahaan menunjukkan
akuntabilitas. Perusahaan akan menggunakan laporan kepatuhan untuk menunjukkan
bukti kepada badan pemerintah (kota, provinsi, negara, dll.) bahwa perusahaan
menaati semua hukum/aturan yang berlaku dan menggunakan uang dengan baik.
Laporan tersebut berisi pendahuluan, badan, dan kesimpulan. Pendahuluan
biasanya berisi gambaran umum tentang bagian utama laporan. Badan laporan
berisi data, fakta spesifik, dll., yang perlu diketahui oleh badan pengatur.
Kesimpulan digunakan untuk merangkum isi laporan.
·
Sebagai contoh, CALPERS (merupakan sistem
pensiun pegawai negeri California) harus menunjukkan kepada dewan
administrasinya bahwa sistem tersebut mengikuti semua hukum dan peraturan yang
berlaku pada tahun 2010. CALPERS menyusun laporan kepatuhan tahunan untuk
menunjukkan kegiatannya pada tahun tersebut
d.
Sampaikan kelayakan gagasan proyek yang
diajukan. Laporan
ekplorasi yang digunakan untuk menentukan jika sebuah gagasan akan berhasil
disebut denganlaporan kelayakan. Laporan ini terdiri dari rangkuman dan badan.
Badan laporan meliputi manfaat, potensi masalah, biaya yang berkaitan, dll.,
dari gagasan yang diajukan. Perusahaan mungkin menggunakan laporan kelayakan
untuk mengeksplorasi pertanyaan berikut:
·
Dapatkah proyek ini diselesaikan sesuai anggaran?
·
Apakah proyek akan menguntungkan?
·
Apakah proyek dapat diselesaikan sesuai waktu yang dialokasikan?
e.
Sajikan temuan penelitian dalam studi
f.
Bantulah perusahaan memperbaiki kebijakan,
produk, atau prosesnya melalui pemantauan konsisten.
g.
Laporkan situasi spesifik.
h.
Sajikan beberapa solusi untuk mengatasi masalah
atau situasi.
2. Menulis Laporan Bisnis
a.
Tentukan tujuan Anda. Tanyakan
pada diri sendiri tentang hal yang ingin dicapai oleh laporan Anda.[2] Terlepas dari jawaban tersebut, Anda perlu
membuat tujuan secara ringkas. Jika tujuan laporan kacau tidak keruan, laporan
Anda akan membingungkan audiensi, yang akan berisiko merusak kredibilitas
laporan tersebut.
b.
Ingatlah bahwa terlepas dari audiensi Anda,
tidak ada hasil akhir yang lebih penting daripada uang bagi perusahaan atau
klien.
c.
Tentukan jenis laporan yang sesuai dengan
situasi tertentu Anda. Sekarang, setelah Anda mengetahui hal yang
ingin Anda capai dan pihak yang akan menerima informasi yang Anda susun, Anda
dapat menentukan jenis laporan yang akan ditulis. Anda mungkin akan menemukan
bahwa laporan tersebut termasuk dalam salah satu kategori dari Bagian1.
d.
Identifikasilah hal-hal yang perlu Anda
pelajari. Bagian
tersulit dari menulis laporan bisnis bukanlah pada penulisannya. Bagian
tersulit adalah membentuk kesimpulan dan mengumpulkan data yang diperlukan
untuk mendukung kesimpulan tersebut. Proses ini melibatkan berbagai
keterampilan, termasuk pengumpulan data dan analisis pasar. Apa yang Anda dan,
pada akhirnya, manajemen, perlu ketahui untuk membuat keputusan yang tepat
tentang topik tersebut?
e.
Kumpulkan data yang tepat untuk laporan Anda. Sangat
penting untuk memastikan bahwa data Anda diteliti dengan baik; jika tidak, Anda
berisiko kehilangan kredibilitas. Pengumpulan data itu sendiri akan tergantung
pada jenis laporan yang ditulis. Pastikan bahwa parameter data yang Anda pilih
ringkas dan relevan terhadap gagasan laporan.
f.
Susun dan tulislah laporan. Cara
menyusun laporan tergantung pada tujuan Anda. Sebagai contoh, Anda mungkin
menyusun laporan kepatuhan dengan cara yang berbeda dibandingkan dengan laporan
kelayakan. Segera setelah mendapatkan ide tentang cara yang Anda inginkan untuk
menyusus laporan, Anda dapat menuliskan isi laporan.
g.
Tarik kesimpulan dengan rekomendasi yang
spesifik. Tariklah
kesimpulan yang jelas secara logis dari data yang diteliti di dalam laporan.
Berikan rekomendasi yang jelas tentang tindakan terbaik berdasarkan kesimpulan
tersebut, jika diperlukan.
h.
Tulislah rangkuman eksekutif. Rangkuman
eksekutif harus berada di halaman pertama laporan, tetapi bagian ini adalah
yang paling terakhir ditulis. Rangkuman eksekutif harus menampilkan temuan dan
kesimpulan Anda serta memberikan gambaran umum tentang hal yang akan dibaca
oleh seseorang, apakah mereka sebaiknya memilih membaca seluruh laporan.
Rangkuman ini seperti iklan untuk film (trailer) atau abstrak dalam sebuah karya tulis akademik.
i.
Gunakan infografis untuk data-data yang
digunakan, jika diperlukan. Untuk beberapa hal, mungkin akan bermanfaat
jika Anda menyertakan grafik atau diagram yang menampilkan data kuantitatif.[5] Gunakan warna pada tampilan untuk menarik lebih
banyak perhatian dan membantu membedakan informasi. Jika memungkinkan, gunakanbullet points (simbol
seperti lingkaran hitam keci yang digunakan dalam teks untuk menunjukkan
hal-hal yang terpisah dalam daftar), angka, atau data dalam kotak supaya lebih
mudah dibaca. Cara ini akan membuat data Anda terpisah dari bagian laporan yang
lain dan membantu menunjukkan signifikansinya.
j.
Cantumkan sumber Anda, jika diperlukan. Tergantung
pada jenis penelitian yang telah dilakukan, Anda mungkin perlu menjelaskan asal
sumber informasi. Tujuan adanya daftar pustaka atau halaman sumber pada laporan
bisnis adalah untuk menyediakan sumber bagi orang lain yang ingin
menindaklanjuti data dan menyelidikinya.
k.
Periksalah kembali laporan Anda sebanyak dua
kali. Kesalahan
ejaan atau dasar tata bahasa mungkin akan memberikan kesan kepada pembaca bahwa
Anda tidak sungguh-sungguh berupaya mengerjakan laporan. Kesalahan tersebut
juga dapat menimbulkan pertanyaan terhadap kredibilitas temuan. Selain itu,
pastikan bahwa Anda menampilkan informasi dengan cara yang jelas dan ringkas
Tidak ada komentar:
Posting Komentar